Referenz: Kauffrau/-mann Empfang und Office-Management 80–100% - Sie halten
Kategorie: Kaufmännisch   Region: Basel

Unsere Auftraggeberin ist ein etabliertes und sehr gut positioniertes Dienstleistungsunternehmen in Basel mit erfreulicher Auftragslage, attraktiven Büroräumlichkeiten und einem ausgesprochen angenehmen Arbeitsklima.

Für den Empfang und das allgemeine Office-Management suchen wir eine Persönlichkeit, die ihre Aufgabe nicht einfach per se als Sekretariat versteht. Hier geht es um hochprofessionellen Support: Die Projektleiter:innen und Fachspezialist:innen sollen sich auf ihre anspruchsvollen Aufgaben konzentrieren können, weil sie wissen, dass ihnen administrativ und organisatorisch zuverlässig der Rücken freigehalten wird.

Wir suchen deshalb per sofort oder nach Vereinbarung eine oder einen

Kauffrau/-mann Empfang und Office-Management 80–100% - Sie halten anderen den Rücken frei…

Ihre Aufgaben:

• Sie sind die zentrale Drehscheibe und erste Ansprechperson im Unternehmen
• Sie betreuen den Empfang, das Sekretariat wie auch die Telefonzentrale und empfangen Gäste, Kunden, Dienstleister und Geschäftspartner
• Bearbeitung von Postein- und -ausgang (analog und digital)
• Organisation der Sitzungszimmer sowie Bestellung von Büro- und Verbrauchsmaterial
• proaktive wie auch umsichtige administrative Unterstützung der stark ausgelasteten Projektleiter:innen und der GL-Assistenz
• Verfassen und Redigieren von Korrespondenz und Protokollen. Bei Bedarf Protokollführung bei Sitzungen
• Mitarbeit bei Zahlungsläufen und Bearbeitung der Debitorenbuchhaltung inklusive Mahnwesen  
• Mitarbeit bei Projektbuchhaltungen
• allgemeine Koordinations- und Administrationsaufgaben
• Je nach Erfahrung und Interesse kann sich die Funktion weiterentwickeln, etwa in Richtung Website, Social Media und andere Aufgaben

Was wirklich zählt

Sie haben Freude daran, anderen die Arbeit leichter zu machen. Sie denken mit, erkennen, was gebraucht wird, und handeln vorausschauend. Wenn gleichzeitig das Telefon klingelt, ein Gast eintrifft und ein Projektleiter dringend Unterstützung benötigt, behalten Sie den Überblick. Dienstleistung ist für Sie keine lästige Pflichtübung, sondern eine Haltung, die Sie mit Überzeugung ausüben. Sie arbeiten aufmerksam, zuverlässig und lösungsorientiert und gehen bei Bedarf auch einmal die berühmte Extrameile.

Das bringen Sie mit:

• kaufmännische Grundausbildung mit nachweisbarer Erfahrung in Empfang und Officemanagement
• Gepflegtes Auftreten, ausgeprägte Sozialkompetenz und eine engagierte Haltung mit echtem Gespür für Dienstleistung und Support
• sehr gute Deutschkenntnisse, Fremdsprachenkenntnisse von Vorteil
• sicherer Umgang mit MS Office und modernen Softwareanwendungen
• organisatorisches Geschick und strukturierte Arbeitsweise
• Interesse oder Kenntnisse im Rechnungswesen
• Kenntnisse der ERP-Software Messerli wären willkommen, sind aber keine Voraussetzung.

Das dürfen Sie erwarten:

Sie arbeiten in einem Unternehmen mit sehr gutem Ruf, stabiler Auftragslage, einem wertschätzenden Umfeld und ausgezeichneten Anstellungsbedingungen. Ihre direkte Vorgesetzte ist fachlich sehr kompetent und sorgt für eine sorgfältige und strukturierte Einführung. Die Arbeitszeiten bewegen sich grundsätzlich zwischen 07.30–12.00 Uhr und 13.00–17.00 Uhr. Stellenantritt ist per sofort oder per 1. Februar 2027 möglich.

Wenn Sie gerne mitdenken, Verantwortung übernehmen und Freude daran haben, Fachleuten den Rücken freizuhalten, sollten wir uns kennenlernen. Unsere Auftraggeberin bleibt bewusst anonym. Ihre Bewerbung behandeln wir selbstverständlich absolut diskret.

Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung. Fragen? Rufen Sie mich einfach an.

Hinweis:

Umweltschutz und Nachhaltigkeit sind uns wichtig! Bitte vermeiden Sie aufwändige Bewerbungen per Postversand. Versenden Sie diese ausschliesslich elektronisch. Wenn Sie nicht über die technischen Möglichkeiten verfügen, bearbeiten wir Ihre klassische Bewerbungsmappe trotzdem gerne. Sie wird jedoch nicht retourniert! Wir danken für Ihr Verständnis.

PKS Personal AG

Herr Markus Schneider
Senior HR Consultant
Hauptstrasse 100
CH-4102 Binningen
Schweiz

Telefon    +41 61 205 99 32

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